Les dossiers sont suivis par un Avocat qui est toujours secondé par un de ses confrères pour que le client ait toujours un interlocuteur.

De plus, les consultations ou actes juridiques présentant une difficulté particulière font l'objet d'une double lecture par des avocats ayant plusieurs années d'ancienneté.

Les méthodes de travail de notre Cabinet mettent l’accent sur l’assistance étroite du client dans un contexte de disponibilité, de réactivité, de transparence et d’information partagée.

Le Cabinet est organisé afin d’assurer une assistance ininterrompue au service du client.

Les dossiers sont traités de telle manière qu’il y ait toujours un avocat disponible et informé qui puisse renseigner le client, l’assister oralement ou par voie électronique. Les interlocuteurs principaux du Cabinet sont joignables six jours sur sept sur téléphone cellulaire ou par messagerie électronique (équivalent Black Berry).

Le standard du Cabinet est ouvert de 8 heures à 20 heures du lundi au vendredi sans interruption ainsi que le samedi matin de 8 heures à 13 heures.

Les discussions téléphoniques importantes sont confirmées par courriels.

Notre chartre qualité prévoit que nous définissions avec le client, lors de la réception du dossier, les délais d'intervention qu'il souhaite. Ces délais sont ensuite confirmés par écrit.

Le nombre d'avocats du Cabinet nous permet une souplesse dans l'organisation de nos plannings et nous donne le pouvoir réagir en cas d’urgence et une possibilité de réagir rapidement en cas d’urgence.

Lors des audits qualités qui ont lieu deux fois par an, le respect de ces délais est vérifié et jusqu'à présent, les auditeurs nous ont marqué leur pleine et entière satisfaction.

Généralement les délais sont les suivants :

Délai proposé

• Consultation juridique : 1 à 3 heures, jusqu’à 5 jours ouvrés
• Rédaction d’actes : 24 heures à 5 jours ouvrés
• Assistance et conseil simple (par téléphone, par mail notamment): Temps réel
• Défense et représentation dans le cadre de procédures contentieuses (rédaction de mémoires…) : selon les délais de procédures fixés par les juridictions.

Le client est informé dans les huit heures ouvrés de tout événement sur son dossier.

Il reçoit en début de chaque mois un calendrier prévisionnel avec les dates de procédure ou tâches à accomplir par notre Cabinet. Ces informations sont reprises dans notre espace collaboratif.

Des revues de dossiers sont organisées périodiquement avec le client. La fréquence des réunions est déterminée avec le client au début de la mission.

Les revues de dossiers sont généralement mensuelles ou trimestrielles.

Compte tenu de son implication dans le domaine de l’Intelligence Économique, le Cabinet du MANOIR de JUAYE est particulièrement sensible à la confidentialité et à la sécurité.

Les documents papiers devant être détruit en fonction de leur degré de confidentialité subissent l’un des traitements suivants :

• Destruction immédiate par le broyeur du Cabinet
• Destruction différée dans le temps par une société spécialisée dans le traitement des informations confidentielles
• Poubelle classique

Le Cabinet est informatiquement protégé par les moyens techniques tels que FIREWALL.

Le serveur informatique est régulièrement audité pour vérifier s’il existe des intrusions.

Les communications et le stockage des données peuvent être cryptés si le client le souhaite.

Notre Cabinet est certifié ISO 9001 depuis 2005.

Notre certificat porte sur notre activité d’avocat et notre activité de formation.

Les processus que nous décrivons sont donc validés par un organisme extérieur.

Loin d’être une opération formelle qui conduirait à un « diplôme », la démarche qualité nous conduit à une analyse approfondie de la relation avec nos clients puis à accroître notre performance en insistant particulièrement sur la formation des avocats.

L’aboutissement de cette démarche a également porté sur l’information et la documentation du Cabinet afin d’optimiser la pertinence de ses services, missions de conseil et d’assistance auprès de ses clients.